{"id":3545,"date":"2023-11-10T17:03:30","date_gmt":"2023-11-10T16:03:30","guid":{"rendered":"https:\/\/feuvert.af-developpement.com\/conseil\/gestionnaire-de-flotte-comment-realiser-une-note-de-frais\/"},"modified":"2024-02-13T14:24:50","modified_gmt":"2024-02-13T13:24:50","slug":"gestionnaire-de-flotte-realiser-une-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/conseils\/gestionnaire-de-flotte-realiser-une-note-de-frais\/","title":{"rendered":"Gestionnaire de flotte : comment r\u00e9aliser une note de frais ?"},"content":{"rendered":"<p><b>V\u00e9hicules de soci\u00e9t\u00e9, voitures de fonction ou mobilit\u00e9 douce, tous ces transports demandent souvent une bonne organisation. Afin de calculer tous leurs frais, le gestionnaire de la flotte automobile a besoin d\u2019une vision claire des factures.\u00a0<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Afin de faciliter la gestion, nous vous partageons un guide de toutes les \u00e9tapes cl\u00e9s \u00e0 suivre pour effectuer des notes de frais concises pour les employ\u00e9s et la comptabilit\u00e9 de l\u2019entreprise. Une bonne organisation permet de gagner du temps afin de r\u00e9aliser les remboursements professionnels rapidement.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a class=\"cta telechargement-calcul-tvs\" title=\"\" href=\"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/conseils\/telechargez-notre-modele-de-note-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Je t\u00e9l\u00e9charge un mod\u00e8le de notes de frais<\/a><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Qu\u2019est-ce qu\u2019une note de frais ?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Par d\u00e9finition, une note de frais est un document rempli par un salari\u00e9 afin de se faire rembourser les frais engag\u00e9s lors d\u2019un d\u00e9placement pour le travail. Ses d\u00e9penses sont obligatoirement li\u00e9es \u00e0 son activit\u00e9 professionnelle et peuvent \u00eatre de plusieurs natures.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les <\/span><a href=\"https:\/\/www.economie.gouv.fr\/particuliers\/bareme-kilometrique\"><span style=\"font-weight: 400;\">frais kilom\u00e9triques<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> pour l\u2019usage d\u2019une voiture personnelle et le remplissage du <\/span><b>carburant d\u2019une voiture de soci\u00e9t\u00e9<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sont des d\u00e9penses souvent \u00e9tablies par les collaborateurs. Cependant, d\u2019autres frais peuvent s\u2019ajouter dans la note comme les repas lors d\u2019un d\u00e9placement, l&rsquo;h\u00e9bergement s\u2019il ne peut pas rejoindre son domicile le soir, le restaurant avec un client ou le stationnement d\u2019une voiture lors d&rsquo;un rendez-vous professionnel.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>[cta id=\u00a0\u00bb6212&Prime;]<\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">La note de frais pour la gestion de flotte automobile\u00a0<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les <\/span><b>notes de frais professionnels<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e9tablis pour une flotte automobile sont un peu diff\u00e9rentes, car elles comprennent seulement les d\u00e9penses engag\u00e9es par le salari\u00e9 pour l\u2019utilisation d\u2019un v\u00e9hicule de soci\u00e9t\u00e9, d\u2019une voiture de fonction ou parfois d\u2019une mobilit\u00e9 douce.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">C\u2019est-\u00e0-dire que sur cette facture appara\u00eet seulement les frais li\u00e9s :\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">au carburant du v\u00e9hicule ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">au p\u00e9age lors d\u2019un d\u00e9placement pour le travail ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">au parking pour un rendez-vous client ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">au nettoyage ou \u00e0 l\u2019entretien.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les d\u00e9penses suppl\u00e9mentaires comme le montant kilom\u00e9trique d\u2019une voiture personnelle sont g\u00e9r\u00e9s directement par la partie <\/span><b>comptabilit\u00e9 de l&#8217;employeur<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Le collaborateur doit donc envoyer son justificatif au service concern\u00e9 pour percevoir ses indemnit\u00e9s.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Comment remplir ses notes de frais ?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En tant que professionnel, il est parfois compliqu\u00e9 de r\u00e9aliser une note de frais compl\u00e8te. Pour \u00e9viter les allers-retours entre le service comptable et l\u2019employ\u00e9, entra\u00eenant bien souvent une perte de temps, chaque document doit imp\u00e9rativement comprendre au moins la date du d\u00e9placement, le nom du salari\u00e9, le motif de la d\u00e9pense et son montant. Une facture de paiement est aussi recommand\u00e9e afin de justifier la somme engag\u00e9e.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">D\u00e9terminer les d\u00e9penses remboursables gr\u00e2ce \u00e0 la note de frais<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Chaque employ\u00e9 peut avoir des d\u00e9penses diff\u00e9rentes en fonction de son activit\u00e9 professionnelle. Les frais de voiture de soci\u00e9t\u00e9, de carburant, d\u2019entretien, de p\u00e9age et de parking sont toujours rembours\u00e9s. Un <\/span><b>cadre pr\u00e9cis de remboursement <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">est donc fortement conseill\u00e9 pour g\u00e9rer toutes les factures.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le salari\u00e9 peut aussi demander une indemnisation de repas ou de logement en fonction du bar\u00e8me \u00e9tabli par l\u2019Etat. Il est pr\u00e9f\u00e9rable de demander au collaborateur d\u2019effectuer plusieurs notes de frais, car l\u2019ensemble des d\u00e9penses li\u00e9es aux voitures d\u2019entreprise sont administr\u00e9es par le <\/span><b>gestionnaire de flotte automobile <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">tandis que les autres frais sont directement li\u00e9s \u00e0 la comptabilit\u00e9 de l\u2019entreprise.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Cr\u00e9er une charte de flotte automobile\u00a0<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Afin d\u2019avoir une charte concise dans l\u2019entreprise, le gestionnaire de la flotte automobile doit r\u00e9aliser une liste de r\u00e8gles claires regroupant les informations li\u00e9es aux remboursements professionnels, mais aussi \u00e0 l&rsquo;<\/span><b>utilisation des voitures<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Cette charte peut \u00eatre ajout\u00e9e \u00e0 la politique de l\u2019entreprise pour que les employ\u00e9s y acc\u00e8dent facilement.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le gestionnaire des v\u00e9hicules de soci\u00e9t\u00e9 et de fonction peut aussi proposer aux salari\u00e9s une formation afin de s\u2019assurer de la bonne compr\u00e9hension des r\u00e8gles \u00e0 suivre pour une utilisation professionnelle optimale ainsi que les complexit\u00e9s de la note telles que la <\/span><b>TVA <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">et les justificatifs. Cela permet aussi de rassurer les collaborateurs dans leurs d\u00e9marches.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">R\u00e9aliser un mod\u00e8le de notes de frais pour les salari\u00e9s<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les notes de frais peuvent \u00eatre fastidieuses \u00e0 remplir. Il est donc pr\u00e9f\u00e9rable de r\u00e9aliser un mod\u00e8le au pr\u00e9alable avec des cases, que les collaborateurs pourront remplir et cocher.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les informations suivantes doivent \u00eatre pr\u00e9sentes dans chaque note de frais :<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le nom et pr\u00e9nom du salari\u00e9 ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">son service et\/ou son num\u00e9ro employ\u00e9 ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">la date et le lieu du d\u00e9placement ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le motif du d\u00e9placement professionnel ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le type de frais (h\u00e9bergement, transport, repas, etc.) ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le montant r\u00e9el pay\u00e9 ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le taux de TVA appliqu\u00e9.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il est aussi fortement recommand\u00e9, afin d\u2019\u00e9viter les abus, de demander des<\/span><b> justificatifs de paiement<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ils peuvent \u00eatre joints dans le logiciel de gestion, par mail ou en format papier adjoint au document compl\u00e9t\u00e9 des frais.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Utiliser un outil de gestion pour la comptabilit\u00e9<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bien qu\u2019un document Excel accessible \u00e0 tous les collaborateurs paraisse id\u00e9al, un <\/span><a href=\"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/conseils\/top-des-meilleurs-outils-gestion-tpe-pme\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">outil de gestion pour la comptabilit\u00e9 et la facturation<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> est fortement recommand\u00e9. Ce logiciel permet de regrouper la nature de chaque d\u00e9pense et son avancement. Les factures sont ainsi r\u00e9unies au m\u00eame endroit et permettent de simplifier le bilan comptable de l\u2019ann\u00e9e.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les<\/span><b> d\u00e9penses professionnelles <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">avanc\u00e9es par les collaborateurs doivent \u00eatre g\u00e9r\u00e9es rapidement afin qu\u2019ils b\u00e9n\u00e9ficient d&rsquo;indemnit\u00e9s compl\u00e8tes. G\u00e9n\u00e9ralement, l\u2019employeur effectue le remboursement des frais \u00e0 la fin de chaque mois. Il est donc primordial que le service comptable ait en sa possession tous les justificatifs n\u00e9cessaires pour les g\u00e9rer \u00e0 temps.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le gestionnaire de flotte est donc un acteur majeur dans l\u2019<\/span><b>administration des frais<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> li\u00e9s aux voitures de fonction et de soci\u00e9t\u00e9. Pour les autres frais comme le remboursement kilom\u00e9trique, il doit imp\u00e9rativement travailler en collaboration avec le service <\/span><b>comptabilit\u00e9 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">de l\u2019entreprise.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>V\u00e9hicules de soci\u00e9t\u00e9, voitures de fonction ou mobilit\u00e9 douce, tous ces transports demandent souvent une bonne organisation. Afin de calculer tous leurs frais, le gestionnaire de la flotte automobile a besoin d\u2019une vision claire des factures.\u00a0 Afin de faciliter la gestion, nous vous partageons un guide de toutes les \u00e9tapes cl\u00e9s \u00e0 suivre pour effectuer [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3546,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[12],"tags":[],"class_list":["post-3545","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-bien-gerer-ladministratif-de-sa-flotte"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3545","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3545"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3545\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4817,"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3545\/revisions\/4817"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3546"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3545"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3545"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/devo2s.inasoft.net\/fve\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3545"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}