Le d\u00e9fraiement consiste en une obligation de remboursement par l’employeur des frais engag\u00e9s par ses salari\u00e9s pour poursuivre leurs missions professionnelles. Il concerne l\u2019avance faite pour les repas et les transports. Que faut-il savoir sur le d\u00e9fraiement en tant que propri\u00e9taire d\u2019une flotte automobile ?<\/p>\n
Tout d\u2019abord, le d\u00e9fraiement d\u00e9tient un caract\u00e8re obligatoire pour l\u2019employeur qui est tenu de rembourser aupr\u00e8s du collaborateur, les frais professionnels engag\u00e9s sur ses fonds personnels dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle. Le transport, les repas et l\u2019h\u00e9bergement constituent la plupart du temps, les postes de d\u00e9penses les plus courants.<\/p>\n
Le d\u00e9fraiement est un processus selon lequel l\u2019employeur rembourse \u00e0 ses salari\u00e9s les frais avanc\u00e9s dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle. Ces d\u00e9penses professionnelles peuvent avoir \u00e9t\u00e9 engag\u00e9es par les collaborateurs dans le cadre de leur transport pour se rendre sur leur lieu de travail (trajets bureau-domicile), des frais avanc\u00e9s pour assurer un d\u00e9placement professionnel : h\u00f4tel, transport, nourriture, etc. Plus g\u00e9n\u00e9ralement, l\u2019entreprise doit rembourser \u00e0 son employ\u00e9 le co\u00fbt du transport, du repas et \u00e9ventuellement de l\u2019h\u00e9bergement n\u00e9cessaire pour assurer leurs activit\u00e9s professionnelles.<\/p>\n
Le d\u00e9fraiement rev\u00eat un caract\u00e8re obligatoire pour les employeurs. La loi l\u2019oblige \u00e0 d\u00e9frayer ses salari\u00e9s de mani\u00e8re int\u00e9grale et dans un d\u00e9lai raisonnable : il est n\u00e9cessaire de laisser peu de temps entre l’avance faite par le salari\u00e9 et son remboursement. Quant au collaborateur, il doit conserver tous les justificatifs correspondant \u00e0 ses d\u00e9penses engag\u00e9es dans le cadre professionnel et s\u2019y tenir sans y ajouter de frais personnels.<\/p>\n
Dans le cadre de la gestion d’une flotte automobile, cela peut prendre diverses formes. Il peut s\u2019agir de d\u00e9clarer un avantage en nature dans le cas d\u2019un v\u00e9hicule de fonction (d\u00e9claration effectu\u00e9e pour chaque collaborateur qui en b\u00e9n\u00e9ficie), d\u2019encaisser une participation \u00e0 l\u2019utilisation du v\u00e9hicule afin d\u2019\u00e9viter la classification de l’avantage en nature, ou encore d’analyser tous les justificatifs des frais de ses salari\u00e9s (tickets de p\u00e9age, de carburant, de stationnement, etc).<\/p>\n
Les indemnit\u00e9s de d\u00e9fraiement prennent donc plusieurs formes : indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique, indemnit\u00e9 de d\u00e9placement et justificatifs sur notes de frais.<\/p>\n
Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques sont bas\u00e9es sur des bar\u00e8mes kilom\u00e9triques \u00e9dit\u00e9s annuellement par l\u2019administration fiscale. Indiqu\u00e9s en euros, ils visent \u00e0 couvrir les d\u00e9penses de carburant, d\u2019usage du v\u00e9hicule, les primes d\u2019assurance et les montants d’entretien et de r\u00e9paration. Ils sont limit\u00e9s et plafonn\u00e9s en fonction de la distance entre le domicile du salari\u00e9 et son lieu de travail. Ils sont cat\u00e9goris\u00e9s en fonction du kilom\u00e9trage, du type de v\u00e9hicule, de sa motorisation et de sa puissance.<\/p>\n
Les indemnit\u00e9s de d\u00e9placement couvrent deux cas de figure. Elles s’appliquent dans le cas d\u2019un salari\u00e9 contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail ou en d\u00e9placement (qui ne d\u00e9passe pas la journ\u00e9e). Elles ne couvrent que les frais de repas.<\/p>\n
La seconde cat\u00e9gorie couvre les frais de grands d\u00e9placements et l\u2019indemnit\u00e9 inclut les montants de repas et d\u2019h\u00e9bergement. La d\u00e9duction s\u2019applique sous deux conditions :<\/p>\n
Les indemnit\u00e9s de d\u00e9placement peuvent par ailleurs \u00eatre justifi\u00e9es en cas d\u2019horaires sp\u00e9cifiques ou d\u2019absence de moyens de transport en commun.<\/p>\n
Il est demand\u00e9 aux salari\u00e9s de produire et de conserver des notes de frais, qui sont des justificatifs officiels de l\u2019avance qui a \u00e9t\u00e9 faite. Encadr\u00e9e, la note de frais doit comporter :<\/p>\n
Il existe deux grandes m\u00e9thodes pour calculer le montant des d\u00e9fraiements dus \u00e0 ses collaborateurs : au forfait ou au r\u00e9el.<\/p>\n