<\/p>\n\n\n\n
R\u00e9pertori\u00e9 en tant que tableur, le logiciel Microsoft\u00ae Excel<\/strong> fait toujours l\u2019unanimit\u00e9 chez un grand nombre de Gestionnaires de flotte<\/strong> et confr\u00e8res pour la gestion de leur parc automobile, quelque soit la taille de ce dernier (10, 20, 50, 100 v\u00e9hicules professionnels \u00e0 g\u00e9rer et bien plus)<\/em>. Alors pourquoi cet engouement pour l\u2019outil Excel ? Quels avantages offrent cette solution ?<\/strong> Et sur quels points, le logiciel Excel est-il perfectible ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n L\u2019objectif de cet article est de vous exposer les atouts de Microsoft\u00ae Excel ainsi que ses limites<\/strong>, dans le cadre bien particulier d\u2019une gestion de flotte d\u2019entreprises.<\/p>\n\n\n\n Excel reste<\/strong>, encore \u00e0 l\u2019heure actuelle, appr\u00e9ci\u00e9 des managers de petites flottes automobiles<\/strong> (moins de 20 v\u00e9hicules)<\/em>, mais \u00e9galement par les Gestionnaires de parc au nombre cons\u00e9quent de v\u00e9hicules professionnels \u00e0 chapeauter. Il faut dire que le logiciel tableur, con\u00e7u par l\u2019\u00e9diteur Microsoft\u00ae, pr\u00e9sente de nombreux avantages.<\/p>\n\n\n\n Tout d\u2019abord, les Gestionnaires de parc choisissent d\u2019utiliser Excel pour des questions \u00e9conomiques<\/strong>. En effet, ce logiciel de calcul ne n\u00e9cessite nullement l\u2019achat d\u2019une licence suppl\u00e9mentaire puisqu\u2019il est g\u00e9n\u00e9ralement inclus par d\u00e9faut \u00e0 la suite bureautique Microsoft\u00ae Office<\/strong> (Word, Powerpoint, Outlook, OneNote, Access, etc.)<\/em>. Par cons\u00e9quent, son co\u00fbt d\u2019impl\u00e9mentation<\/strong> pour votre activit\u00e9 est relativement nul<\/strong>, ce qui n\u2019est pas le cas en revanche pour un logiciel de gestion de flotte d\u00e9di\u00e9.<\/p>\n\n\n\n De plus, Excel est un outil informatique largement d\u00e9mocratis\u00e9<\/strong> au sein de toutes les entreprises modernes. Sa prise en main et ses possibilit\u00e9s sont bien connues de l\u2019ensemble de vos Collaborateurs<\/strong> ainsi que par votre direction. Except\u00e9 une utilisation avanc\u00e9e de certaines fonctionnalit\u00e9s, il n\u2019est pas obligatoire de suivre une formation en vue de pouvoir prendre en main Excel et l\u2019utiliser correctement. Les acquis, obtenus tout au long de votre cursus scolaire et durant l\u2019exercice de votre m\u00e9tier, seront amplement suffisants pour un usage conventionnel. Par ailleurs, de nombreux contenus p\u00e9dagogiques et tutoriels pour Excel sont disponibles gratuitement en ligne<\/strong> par le biais du syst\u00e8me d\u2019aide inclus dans Excel, du support en ligne de Microsoft\u00ae ou de sites sp\u00e9cialis\u00e9s (blogs, forums, vid\u00e9os YouTube)<\/em>.<\/p>\n\n\n\n \u00c9galement, l\u2019un des autres points forts d\u2019Excel<\/strong> est sa grande souplesse de gestion<\/strong>. Outre le fait de personnaliser \u00e0 souhait la mise en forme des donn\u00e9es, vous pouvez tr\u00e8s facilement :<\/p>\n\n\n\n Bien que pl\u00e9biscit\u00e9 par un grand nombre de vos confr\u00e8res, le logiciel Microsoft\u00ae Excel montre assez rapidement ses limites<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Par d\u00e9faut, un fichier Excel n\u2019est pas pr\u00e9vu pour interagir avec des outils informatiques tiers<\/strong> comme les logiciels de comptabilit\u00e9, de logistique ou de ressources humaines. En l\u2019absence d\u2019interaction et donc d\u2019actualisation automatique des donn\u00e9es, vous devrez alors saisir manuellement chaque nouvelle op\u00e9ration ou mouvement nouveau<\/strong> : r\u00e9visions p\u00e9riodiques, interventions techniques, entr\u00e9e\/sortie du v\u00e9hicule, attribution \u00e0 un nouveau Conducteur, etc. Une rigueur de saisie est donc attendue <\/strong>faute d\u2019une mauvaise interpr\u00e9tation des donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Malgr\u00e9 qu\u2019Excel pr\u00e9sente l\u2019avantage de pouvoir afficher un grand nombre de donn\u00e9es sur une seule et m\u00eame page<\/strong>, vous pourriez \u00eatre confront\u00e9 \u00e0 une probl\u00e9matique d\u2019int\u00e9gration<\/strong> de ces derni\u00e8res au sein du fichier :<\/p>\n\n\n\n D\u2019autre part, vous pourrez noter \u00e0 terme des difficult\u00e9s de lecture et d\u2019actualisation de votre fichier Excel<\/strong>. Effectivement, plus votre parc automobile comptera de v\u00e9hicules professionnels, plus vous risquez de multiplier le nombre de colonnes et de feuilles de calcul<\/strong>. Vous devrez donc \u00ab jongler \u00bb<\/em> avec les filtres, les colonnes masqu\u00e9es et les tableaux crois\u00e9s dynamiques en vue de garder une certaine clart\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Contrairement \u00e0 un logiciel de gestion de flotte, Excel n\u2019offre pas la possibilit\u00e9 d\u2019attacher des pi\u00e8ces jointes \u00e0 vos feuilles de calcul<\/strong>. Plus pr\u00e9cis\u00e9ment, vous devrez stocker les notes de frais de vos Collaborateurs, les permis de conduire de ces derniers et l\u2019ensemble de vos documents administratifs dans un dossier s\u00e9par\u00e9. Cette t\u00e2che de collecte, de tri et de classement exigera un effort suppl\u00e9mentaire de votre part et du temps en plus<\/strong>, vous d\u00e9tournant de votre c\u0153ur d\u2019activit\u00e9 \u00e0 savoir le pilotage d\u2019un parc automobile.<\/p>\n\n\n\n Outre la co\u00e9dition en ligne (disponible avec un abonnement Office 365)<\/em>, l\u2019absence de partage d\u2019un fichier Excel<\/strong> entre vous et vos Collaborateurs vous obligera \u00e0 cr\u00e9er plusieurs fichiers identiques, \u00e0 les compiler par la suite tout en v\u00e9rifiant l\u2019exactitude des donn\u00e9es mises \u00e0 jour.<\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, Excel manque de solutions en mati\u00e8re de tra\u00e7abilit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong>. Il vous sera alors impossible de d\u00e9terminer quel Collaborateur a op\u00e9r\u00e9 des changements<\/strong> (ajout, modification ou suppression)<\/em> sur un fichier en particulier, ni m\u00eame de savoir s\u2019il a utilis\u00e9 la derni\u00e8re version du fichier.<\/p>\n\n\n\n Choisir Excel pour g\u00e9rer sa flotte de v\u00e9hicules d\u2019entreprises<\/strong> pr\u00e9sente \u00e9galement un risque de s\u00e9curit\u00e9 pour vos donn\u00e9es<\/strong> :<\/p>\n\n\n\n Initialement, Excel n\u2019autorise l\u2019acc\u00e8s \u00e0 une feuille de calcul qu\u2019\u00e0 un seul utilisateur \u00e0 la fois<\/strong>, mais depuis peu, la co\u00e9dition en ligne est d\u00e9sormais possible gr\u00e2ce \u00e0 Microsoft\u00ae. Cependant, cette fonctionnalit\u00e9 est uniquement disponible que si vous avez souscrit \u00e0 un abonnement Office 365. \u00c0 l\u2019oppos\u00e9, de nombreux \u00e9diteurs de logiciels de gestion de flotte inclut de base ce service multi-profils \/ multi-utilisateurs dans leurs outils.<\/p>\n\n\n\n Derni\u00e8rement, Excel affiche des fonctionnalit\u00e9s r\u00e9duites sur le plan du suivi de l\u2019activit\u00e9 du parc ainsi qu\u2019en mati\u00e8re de reporting<\/strong>. Concr\u00e8tement, vous devrez n\u00e9cessairement d\u00e9finir manuellement des indicateurs-cl\u00e9s de performance (KPI)<\/em> de votre flotte d\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n Il en est de m\u00eame pour la r\u00e9alisation de tableaux et de graphiques<\/strong>. \u00c0 partir d\u2019un mod\u00e8le existant ou vierge, vous construirez et fa\u00e7onnerez vous-m\u00eame ces \u00e9l\u00e9ments de reporting<\/strong>. De plus, vous devrez imp\u00e9rativement les tenir \u00e0 jour. Autrement, un retard de saisie des donn\u00e9es<\/strong> peut entra\u00eener la diffusion d\u2019informations obsol\u00e8tes induisant en erreur<\/strong>, votre Direction et vous, lors de la prise de d\u00e9cisions strat\u00e9giques.<\/p>\n\n\n\n Enfin, il vous sera impossible – via Excel –<\/em> de d\u00e9finir des alertes ni m\u00eame de g\u00e9n\u00e9rer l\u2019envoi d\u2019un e-mail automatique<\/strong> dans le but de vous pr\u00e9venir d\u2019un \u00e9v\u00e9nement comme le remplacement prochain de l\u2019un de vos v\u00e9hicules de flotte, le d\u00e9passement kilom\u00e9trique autoris\u00e9 pour l\u2019entretien de ce m\u00eame v\u00e9hicule ou bien l\u2019expiration de son contr\u00f4le technique.<\/p>\n\n\n\n Sans totalement remplacer un logiciel de gestion de flotte d\u00e9di\u00e9, l\u2019outil Excel se pr\u00e9sente comme une alternative int\u00e9ressante pour g\u00e9rer efficacement une flotte de v\u00e9hicules professionnels<\/strong> en raison de sa simplicit\u00e9 et sa souplesse d\u2019utilisation. En revanche, si vous souhaitez piloter votre parc automobile de l\u2019achat jusqu\u2019\u00e0 la restitution des v\u00e9hicules d\u2019entreprises<\/strong>, nous vous sugg\u00e9rons de vous tourner vers un logiciel de gestion de flotte complet<\/a><\/strong> aux fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es (reporting instantan\u00e9, automatisation des diverses t\u00e2ches chronophages et r\u00e9p\u00e9titives, int\u00e9gration au syst\u00e8me information de l\u2019entreprise, etc.)<\/em>. Dans tous les cas, ce choix devra faire l\u2019objet d\u2019une r\u00e9flexion approfondie<\/strong> qui tiendra compte de la taille de votre parc automobile actuel ainsi que de vos besoins et des fonctionnalit\u00e9s dont vous souhaitez b\u00e9n\u00e9ficier.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" R\u00e9pertori\u00e9 en tant que tableur, le logiciel Microsoft\u00ae Excel fait toujours l\u2019unanimit\u00e9 chez un grand nombre de Gestionnaires de flotte et confr\u00e8res pour la gestion de leur parc automobile, quelque soit la taille de ce dernier (10, 20, 50, 100 v\u00e9hicules professionnels \u00e0 g\u00e9rer et bien plus). Alors pourquoi cet engouement pour l\u2019outil Excel ? 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\u2022 Facilit\u00e9 de prise en main
\u2022 Large champ de possibilit\u00e9s (contenus p\u00e9dagogiques et tutoriels facilement accessibles)
\u2022 Excellente popularit\u00e9 du logiciel (appr\u00e9ci\u00e9 par l’ensemble des Collaborateurs et par la Direction de l’entreprise)<\/td>\u2022 Absence de communication avec des solutions tierces
\u2022 Manque d’automatisation des t\u00e2ches (mises \u00e0 jour, retard de saisie, etc.)
\u2022 Difficult\u00e9 d’int\u00e9gration de toutes les donn\u00e9es dans un m\u00eame fichier
\u2022 Perte de lisibilit\u00e9 en cas de multiplication des colonnes
\u2022 Fonctionnalit\u00e9s sommaires (calcul, fusion des donn\u00e9es, etc.)
\u2022 Ajout de pi\u00e8ces joints impossible
\u2022 Nombre d’utilisateurs restreint
\u2022 Suivi et reporting limit\u00e9
\u2022 Risque accrue de perte du fichier (absence de sauvegarde, corruption du fichier, etc.)
\u2022 Tra\u00e7abilit\u00e9 des donn\u00e9es complexe<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\nAvantages du tableur Microsoft\u00ae Excel<\/h2>\n\n\n\n
Fourni avec la suite Microsoft\u00ae Office<\/h3>\n\n\n\n
Prise en main tr\u00e8s simple<\/h3>\n\n\n\n
Facilit\u00e9 de cr\u00e9ation et de gestion<\/h3>\n\n\n\n
\n
Limites de l\u2019outil Microsoft\u00ae Excel<\/h2>\n\n\n\n
Communication limit\u00e9e avec des solutions tierces<\/h3>\n\n\n\n
Difficult\u00e9 d\u2019int\u00e9gration de toutes vos donn\u00e9es au sein du fichier<\/h3>\n\n\n\n
\n
Perte de lisibilit\u00e9 en cas de multiplication des colonnes<\/h3>\n\n\n\n
Impossibilit\u00e9 d\u2019ajouter des pi\u00e8ces jointes<\/h3>\n\n\n\n
Fiabilit\u00e9 et tra\u00e7abilit\u00e9 des donn\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n
\n
Nombre d\u2019utilisateurs simultan\u00e9s restreint<\/h3>\n\n\n\n
Suivi et reporting limit\u00e9<\/h3>\n\n\n\n